F.A.Q.

Unsere Antworten auf Ihre häufig an uns gestellte Fragen:

F.A.Q.

Punkte für die Tagesordnung können Sie das ganze Jahr über beantragen.

Wichtig ist, dass wir diese frühzeitig erhalten, damit wir Ihre Wünsche für die nächste Eigentümerversammlung vormerken können.

Wir bitten zu beachten, dass wir Tagesordnungspunktwünsche vor Beginn der Ladungsfrist erhalten müssen. Diese ist in der Regel zwei Wochen vor dem geplanten Versammlungstermin - die genaue Angabe hierzu finden Sie in Ihrer Teilungserklärung.

Ein Nachtrag innerhalb der Ladungsfrist ist leider nicht mehr möglich.

Hinzu kommen noch die Postlaufzeiten sowie unsere Bearbeitungszeiten, welche bitte ebenfalls berücksichtigt werden muß.

Wichtig ist noch, dass wir mit dem Versand der Einladungen nicht bis kurz vor dem Beginn der Frist warten, sondern, diese in der Regel weitaus früher verschicken.

Wir bitten zu beachten, dass sollte die Einladung verschickt sein und wir Ihr Anliegen nachschicken müssen hier Zusatzkosten für Sie entstehen.
Bitte teilen Sie uns Ihre Tagesordnungspunktwünsche stets schriftlich mit. Der Einfachheit halber finden sie hierfür auch in unserem Servicebereich ein entsprechendes Formular.
> Formular Tagesordnungspunkte

Die Prüfung der Belege der Wohnungseigentümergemeinschaft steht jedem Eigentümer frei.

In der Regel ist es aber üblich, dass der Verwaltungsbeirat diese Tätigkeit für die übrigen Eigentümer übernimmt. Eine andere Möglichkeit ist die stellvertretende Prüfung der Belge durch einen Miteigentümer, welcher per Beschluss gewählt wurde.

Manchmal kommt es vor, dass die Einladung zur Eigentümerversammlung nebst Abrechnungsunterlagen versandt wird, ohne dass bisher die Prüfung erfolgt ist.

Dieses wird in der Zukunft häufiger vorkommen. Grund hierfür ist, dass wir rechtzeitig die Unterlagen an die Eigentümer zu den Versammlungszeiten übermitteln wollen (können?)

Eine Prüfung der Belge kann dann noch bis zur Versammlung oder nach dieser erfolgen.

Bei Wasserschäden, welche auf Grund der Gebäudetechnik entstehen, sind ihre Einrichtungsgegenstände im Allgemeinen nicht mit versichert.

Solche Schäden werden durch eine (von Ihnen abzuschließende) Hausratversicherung abgedeckt. Ein Abschluss einer privaten Hausratversicherung ist daher zu empfehlen.

Wenn als Folge eines Versicherungsbedingten Wasserschadens Sondereigentum beschädigt wurde, ist dieses üblicherweise über die Gebäudeversicherung abgedeckt. Die Regulierung erfolgt meistens direkt zwischen den Parteien (Für das Sondereigentum sind wir in der Regel nicht zuständig).

Ein Folgeschaden im Sondereigentum (Beispiel Wasserfleck an der Wand) durch z.B. einen defekten Balkon oder ein undichtes Fenster ist nicht über die Gebäudeversicherung abgesichert. Dieses Behebung des Schadens im Sondereigentum obliegt leider bei dem betreffenden Eigentümer der Wohnung. Leider kommt für diese Schäden die Gebäudeversicherung noch die Wohnungseigentümergemeinschaft auf.

Der Schaden am Gemeinschaftseigentum wird hingegen von der Wohnungseigentümergemeinschaft behoben.

Die Abwicklung solcher Schäden ist leider kundenunfreundlich.

Wir als Verwaltung dürfen keine Regulierung eines solchen Schadens in Ihrem Sondereigentum ohne Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft vornehmen. Selbstverständlich sind wir aber im Rahmen unserer Möglichkeiten für Sie tätig und behilflich bei der Suche nach günstigen Handwerken und der entsprechenden Abwicklung.

Gerade in der Übergangszeit aber vor allem auch bei zweistelligen Minustemperaturen im Außenbereich erreichen uns häufig die Anrufe unserer Kunden, dass es in Ihrer Wohnung nicht richtig warm wird.

Mit Erreichen der eingestellten Innenraumtemperatur drosselt der Heizkörper seine Leistung bis hin zum völligen Erkalten – es liegt kein Mangel vor, sondern die Temperaturregelung funktioniert.

Dennoch kann ungeachtet dessen eine Störung vorliegen. Die häufigste Störursache ist, dass den Sommer über das Thermostatventil nicht bewegt wird. Dadurch stellt sich der Temperaturregler fest (kleiner Stift im inneren des Ventiles), hier kann man sich unter Umständen leicht selbst helfen:

  1. Umwickeln Sie das Thermostatventil mit einem Handtuch und klopfen Sie leicht dagegen – dadurch kann sich der Stift lockern und der Heizkörper wird warm.
  2. Bleibt Möglichkeit 1 ohne Erfolg, kann man den Thermostatkopf mit etwas handwerklichem Geschick abbauen, den Stift lockern (Vorsicht, dass dieser nicht rausrutscht) und das Ventil wieder anbringen.
  3. Natürlich hilft auch immer der Heizungsfachmann Ihrer Wahl, die Beauftragung erfolgt direkt durch den Eigentümer (nicht durch die Verwaltung), die Kostenregelung hierzu ist in Ihrer Teilungserklärung geregelt.

Des Weitern könne zum Beispiel folgende Dinge verhindern, dass Ihre Wohnung richtig warm wird:

  1. Kann der Heizkörper frei abstrahlen? Bodenlange Vorhänge oder eine Heizkörperverkleidung können dies zum Beispiel verhindern.
  2. Verfügt Ihr Heizkörper noch nicht über ein Thermostatventil? Dann sind diese dringend nachzurüsten (Kosten trägt der Eigentümer).
  3. Haben Sie ggf. Heizkörper abgebaut? dann reicht die Heizleistung eventuell nicht mehr aus.
  4. Sind Wohnungszwischentüren vorhanden? - Dies ist wichtig, da die Wärmeabgabe des Heizkörpers stets auf den Raum ausgelegt wurde.
  5. Wenn Ihr Thermostatventil über einen Fernfühler verfügt ist dieser an der kältesten Stelle angebracht?
  6. Wird Ihr Heizkörper nicht ganzflächig warm? Dann bedarf dieser einer Entlüftung. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an eine Fachfirma Ihrer Wahl.

Sollten Sie – nach Überprüfung o.g. Punkte – noch nicht mit der Heizleistung zufrieden sein, rufen Sie uns bitte an.

Gemeinsam mit den Fachleuten gelingt es uns sicher, eine Lösung für Sie zu finden, allerdings ist zu beachten: Sie leben in einer Wohnungseigentümergemeinschaft es jedem recht zu machen ist sehr schwer, das heißt aber nicht, dass Sie frieren müssen.

Eine – wenngleich teure - Lösung ist die Erhöhung der Vorlauftemperatur. Beachten Sie bitte, dass in diesem Fall die Kosten erheblich steigen werden, hiervon sind aber alle Nutzer betroffen. Daher bedarf dieser Wunsch eines Beschlusses und sollte das letzte Mittel zur Wohlfühltemperatur sein.

Wie folgt stehen wir Ihnen zur Verfügung:

Montag bis Freitag von 08.30 – 13.30 Uhr.

Außerhalb der oben genannten Zeiten stehen Ihnen für unaufschiebbare/eilige Fälle* ein Mitarbeiter unter der für Sie kostenfreien Servicenummer (Achtung nicht während der Geschäftszeiten) zur Verfügung. Dieser Anschluss ist mindestens bis 19.00 Uhr und Samstags sowie Sonntags ab 11.00 Uhr zu erreichen.

Unaufschiebbare / eilige Fälle* sind zum Beispiel:

  1. Rohrbrüche/ Wasserschäden
  2. Aufzugstillstand
  3. Heizungsausfall
  4. Nicht schließende Fenster
Mit Ihrem Anruf wünschen Sie eine schnelle Erledigung. Hierzu ist Ihre Hilfe nötig. Bitte beachten Sie, dass hierfür die richtige Wahl des Ansprechpartners wichtig ist. Mit folgendem „Plan“ kann eine Reaktion zeitnah erfolgen:

Gefahr für Leib und Leben

Feuerwehr/ Rettungsdienst 112

Polizei 110

Unaufschiebbarer Fall (Rohrbruch, Heizungsausfall oder ähnliches)

Hausmeister

Hölter GmbH 0177 31 86 08 2

> zum Kontaktbereich

Oft erreichen uns Anrufe von Bewohner bezüglich des Auftauchens von Schimmel in der Wohnung. Wichtig ist zu wissen, das Schimmel in der Natur in vielfältiger Form vorkommt, die wenigsten Arten sind Gesundheitsgefährdend.

Ungeachtet dessen, der Schimmel muss weg.

Erfahrungsgemäß liegt die Ursache von Schimmelbildung nur zu einem kleinen Teil an der Gebäudesubstanz. Hierbei ist ein Altbau oder Bestandsbau nicht immer das schlechteste, im Gegenteil, je besser ein Gebäude gedämmt ist und je „dichter“ dieses ist umso mehr wird Schimmelbildung gefördert.

Daher sind die Bewohner daran gehalten richtig und regelmäßig zu lüften. Ebenfalls wichtig ist darauf zu achten, dass Gegenstände nicht bis an die Wand geschoben werden damit dahinter eine Zirkulation der Luft stattfinden kann.

Wichtig ist, dass Sie uns den Schimmel so früh wie möglich melden. Je eher dieser entdeckt wird, um so leichter ist die Entfernung.

Für kleiner Schimmelflecken gibt es im Baumarkt und Fachhandel adäquate mittel. Sollten diese nicht helfen rufen sie uns bitte an. Ein Fachmann wird sich dann mit Ihnen in Verbindung setzen.

Sie sind persönlich verhindert und können deshalb nicht persönblich an der Eigengtümerversammlung teinehmen? In Ihrer Teilungserklärung i.V.m. dem Wohnungseigentumsgesetz sind die Möglichkeiten einer Vertretung in Eigentümerversammlungen geregelt, diese sind für alle Eigentümer bindend.

Die Vertretung oder die Anwesenheit von nicht berechtigten Personen in der Versammlung ist nicht erlaubt. Entsprechende Vertretungsregelungen finden Sie in Ihrer Teilungserklärung, jede anderweitige Vertretung ist leider nicht zulässig.

Als Verwaltung müssen wir leider ungültige Vertretungen zurückweisen.

Im Rahmen einer schnellen Prüfung der Vollmachten zu Beginn der Versammlung bitten wir Sie hierauf zu achten.

Ihre Bankdaten oder die Erteilung eines SEPA Mandats können Sie ganz einfach über unsere Onlineformulare veranlassen. Diese stehen Ihnen rund um die Uhr in unserem Servicebereich zur Verfügung.

Wir bitten zu beachten, dass wir solche Daten und der Änderung nicht mündlich entgegen nehmen und eine entsprechende Änderung zwingend schriftlich erfolgen muss.

> Formular zur Änderung Ihrer Bankdaten

Die Unterlagen der Wohnungseigentümergemeinschaft werden von uns verwahrt, diese sind ausschließlich für die Eigentümer der Gemeinschaft und nicht für Dritte vorgesehen.

Wir bitten daher um Verständnis, dass wir diese an Dritte ohne entsprechende Vollmacht nicht herausgeben können und dürfen.

Eine Vielzahl von Unterlagen stehen unseren Kunden im Kundenportal rund um die Uhr zur Verfügung. Sollten Sie die gewünschte Unterlage dort nicht finden, können Sie diese auch ganz einfach über unser Onlineformular bestellen.

Wir bitten zu beachten, dass diverse Unterlagen Ihnen als Eigentümer vorliegen müssten. Sofern wir Ihnen hier ein Duplikat erstellen müssen, fallen entsprechende Gebühren an.

Grundrisse, Statiken Ihrer Wohnung oder ähnliche Pläne erhalten Sie beim zuständigen Bauamt. Für Rückfragen stehen wir Ihnen aber gerne zur Verfügung.

> Formular für Unterlagen anfordern

Regelmäßig erreichen uns Anrufe und Anfragen von interessierten Kunden, die eine Eigentumswohnung in den von uns betreuten Häusern erwerben möchten.

Wichtig ist, dass die Daten der Wohnungseigentümergemeinschaft nicht für Dritte bestimmt sind. Der Verkäufer darf regelmäßig umfangreiche Information und Auskunft an Dritte weitergeben, dies gilt aber leider nicht für uns als Verwaltung.

Für den Verwalter ist ein Kaufinteressent ein fremder Dritter. Auskünfte dürfen wir daher leider nicht erteilen. Eine Beratung des Kaufinteressenten ist ebenfalls nicht möglich.

Leider ist ebenfalls der Versand von Unterlagen der Eigentümergemeinschaft ohne schriftliche Vollmacht des Eigentümers ausgeschlossen.

Empfehlenswert ist ein Einblick in die Teilungserklärung sowie die letzten Protokolle.

Tipp für die Praxis:

Werden wir als Verwaltung schriftlich vom aktuellen Eigentümer bevollmächtigt, Auskünfte an Dritte zu erteilen sowie Unterlagen zu verschicken, so ist dies legitim.

Hierbei handelt es sich aber um eine Zusatzleitung für den einzelnen Eigentümer, welche eine Aufwandsentschädigung erfordert.

Gerne beraten wir Sie hierzu.

Fazit:

Liegt uns leider keine schriftliche Vollmacht vor können und dürfen wir Ihnen leider keine Auskunft geben. Weder ist dies ein schlechter Service noch eine schlechte Dienstleistung. Im Gegenteil die Daten unsere Kunden sind uns wichtig und eben vertraulich.